Wie kann man mit einer B2B-SaaS-Lösung von 0 auf über 1.000 zahlenden Kunden in 2 Jahren wachsen? Darüber habe ich mit Sebastian Heindorff, Co-Founder von easyPEP gesprochen.

Hallo Sebastian, Stell‘ Dich bitte kurz vor. Wer bist Du und was machst Du?Sebastian Heindorff

Ich bin Sebastian Heindorff und einer der 3 Gründer von easyPEP, einer SaaS-Lösung zur Personaleinsatz- und Schichtplanung.

Wann und wie seid Ihr auf die Idee zu easyPEP gekommen?

Das war 2010, in der Zeit hat Kalle Saas während seines Studium in einer Bar gearbeitet und das Problem erkannt, dass Schichtpläne in der Gastronomie immer nur an die Wand gehängt werden. Wenn man als Mitarbeiter seinen Einsatz vergessen hatte, musste man in der Bar anrufen und nachfragen. Ein solches Papiersystem ist natürlich völlig unpraktisch und unflexibel. Da hat Kalle mit der Konzeption begonnen, um dieses Problem technisch aber auch sehr einfach zu lösen. 2011 bin ich dazugekommen, um mich um Marketing und Vertrieb zu kümmern.  Mit dem Vertrieb von easyPEP haben wir 2012 begonnen, zunächst nur in der Gastronomie weil wir dort gute Kontakte hatten. Uns war damals schon klar, dass die Lösung auch in anderen Branchen benötigt wird – überall dort wo Schichten einfach und flexibel geplant werden müssen.

Wo steht Ihr heute?

Wir sind ein Team von 3 Leuten und haben über 1.000 zahlende Kunden und 30.000 aktive Nutzer.

Wie seid ihr finanziert? Und schreibt Ihr schon schwarze Zahlen?

Die Anschubfinanzierung kam durch einen Hamburger Business Angel. Dann habe wir eine Runde bei Seedmatch gemacht. Diese beiden Finanzierungen wurden dann von der BTG gespiegelt. Später haben wir dann noch eine weitere Runde bei Seedmatch durchgeführt und sind heute  in der Gewinnzone.

Welche Kennzahlen stehen bei Euch ganz oben auf dem Dashboard?

Ebenso wie unser Produkt ist auch unser Dashboard sehr einfach gehalten. Wir konzentrieren uns auf 5 Kennzahlen: Kundenanzahl, monatlicher Kundenzuwachs und -verlust, CAC bzw. CPA und durchschnittlicher Umsatz pro Kunde. Weitere KPIs zu erfassen würde uns nur geringen zusätzlichen Mehrwert liefern, wäre aber deutlich aufwändiger in der Erfassung und Auswertung.

Was habt Ihr konkret aus den Kennzahlen abgeleitet? Was habt Ihr geändert?

Es gab eine einschneidende Änderung: als wir gestartet sind haben wir easyPEP nur über persönlichen Direktvertrieb verkauft. Das hat solange gut funktioniert, wie wir Gründer dies selbst getan haben. Als wir dann ein Vertriebsteam aufgebaut haben, mussten wir erkennen, dass unsere Akquisekosten im Verhältnis zum durchschnittlichen Kundenumsatz viel zu hoch sind und dieser Ansatz nicht effizient skalieren kann. Also haben wir auf ein reines Onlinevertriebsmodell umgestellt.

Ärgert es Dich, dass Ihr das nicht antizipiert habt und würdest Du es, wenn Ihr noch einmal neu beginnen würdet, anders machen?

Nein, das ärgert mich nicht. Die Phase, in der wir als Gründer easyPEP an unsere ersten Kunden verkauft haben, war sehr lehrreich für uns. Nur durch diesen persönlichen Kontakt haben wir ungefiltert Kunden-Feedback zu unserem Produkt erhalten. Wenn wir von Anfang an auf Online-Vertrieb gesetzt hätten wäre das nicht möglich gewesen. Deswegen ist es auch OK, dass die ersten Kunden eigentlich zu teuer in der Akquise waren. Außerdem wäre ein reiner Online-Vertrieb auch sehr schwer gewesen, da damals die Kunden in der Gastronomie noch nicht aktiv nach einer Lösung gesucht haben.

Ihr seid nur 3 Leute bei easyPEP. Mit über 1000 Kunden habt Ihr einiges zu tun: Produktentwicklung, Marketing Support, Admin, etc. – wie schafft Ihr das?

Wir haben immer darauf geachtet, Produkt und Organisation sehr einfach zu halten. Das Produkt muss so intuitiv und selbsterklärend sein, dass ein Kunde uns nicht kontaktieren muss. Über kleine Wizzards im Produkt nehmen wir den Nutzer an die Hand, genauso wie man das in einem Gespräch machen würde. Wir haben uns bei der Produktentwicklung immer die Frage gestellt: müssen wir wirklich noch eine weitere Funktionen einfügen? Bringen diese wirkliche Mehrwert für den Kunden?

Die Einfachheit des Produktes ist sehr wichtig, da die meisten unserer Kunden, vor allem im Gastro-Bereich, weder eine hohe technische Affinität haben, noch in der Lage oder bereit sind für eine Lösung für die Personaleinsatzplanung viel Geld auszugeben. Das Produkt muss einfach und günstig sein.

Churn ist eines der wichtigsten Themen für SaaS-Startups. Wie geht Ihr mit Kundenverlust um?

Zum Glück ist unsere Churn-Rate noch sehr gering. Und wir kennen die beiden Hauptgründe für Churn bei uns: Entweder macht einen Laden dicht oder es kommt ein neuer Personaler ins Unternehmen, der nicht mit Online-Software arbeiten möchte. Wir sehen ob ein Kunde seine Personaleinsatzplanung für die nächsten Wochen hochgeladen hat oder ob er easyPEP nicht mehr nutzt. Aber wir kontaktieren inaktive Kunden nur stichprobenartig und konzentrieren uns dabei auf die größeren Kunden. Da wir nur zu dritt sind, hat sich das als bester Weg für uns ergeben.

Wie sieht Euer Preismodell aus und wie habt Ihr dieses entwickelt?

Wir haben momentan 3 Preismodelle, ausgerichtet nach der Anzahl der Mitarbeiter und der Anzahl der Standorte. Als wir 2012 angefangen haben, gab es noch kein vergleichbares Produkt auf dem deutschen Markt, an dem wir uns preislich orientieren konnten. Unser wichtigster Wettbewerber waren Zettel und Stift oder E-Mail und wir wussten, wie viel Zeit unsere Kunden durch easyPEP einsparen werden. Zusätzlich haben wir unsere ersten Kunden gefragt, was sie bereit wären zu bezahlen. Denn wir wollten über einen niedrigen Preis schnell viele Kunden gewinnen und wir wollten die Preismodelle so einfach und übersichtlich gestalten, dass ein Kunde der auf unsere Webseite kommt, nicht lange überlegen muss welches das passende Preismodell für ihn ist. Deswegen haben wir uns gegen eine Abstufung nach Funktionsumfang und für eine Abstufung nach Anzahl der Mitarbeiter bzw. Anzahl der Standorte entschieden.

Das Ziel, viele Kunden über einen niedrigen Preis und ein einfaches Preismodell zu gewinnen, habt Ihr erreicht. Werdet Ihr dieses Modell trotzdem beibehalten?

Nein, wir planen, das Preismodell nach oben zu erweitern, um Upsell-Möglichkeiten zu schaffen und um größere Kunden ansprechen zu können. Dazu gehört auch die Einführung einer Enterprise-Version, die sich an Kunden richtet, die mehr Funktionen benötigen und ein Schnittstelle zu Backend-Systemen wie SAP nutzen wollen.

Einführung einer Enterprise-Version – das heißt Ihr werdet auch wieder auf Field Sales setzen?

Die Motivation für eine Enterprise Version basiert auf Anfragen von größeren Kunden, die wir online erhalten haben. Deswegen werden wir auch die Enterprise Version Online vertreiben. Wir prüfen aber, ob wir unsere Produkte zusätzlich über Partner vertreiben. Aber der erneute Aufbau einer eigenen Vertriebsorganisation steht derzeit nicht zur Debatte.

Was plant Ihr noch für die Zukunft?

Wir arbeiten aktuell an zwei Themen für die Zukunft. Erstens: die Internationalisierung von easyPEP weiter voranzutreiben. Zweitens: ein neues Produkt für die Zeiterfassung auf den Markt zu bringen. Wir haben dazu viele Anfragen von unseren Kunden erhalten. Die meisten bestehenden Lösungen sind auf Zeiterfassung für Projekte ausgerichtet. Unsere Kunden arbeiten aber nicht projektbezogen, sondern möchten die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einfach und flexibel erfassen. Dafür bauen wir gerade ein neues Team auf, das dieses Produkt eigenständig umsetzen wird.

Was ist Deine eine Empfehlung an junge Gründer?

Geht nicht in den Stealth-Modus! Das Schlimmste, was man als Gründer machen kann ist ein Produkt zu entwickeln und nicht darüber zu reden, weil man Angst hat, dass einem jemand anderes die Idee wegnimmt. Sei überzeugt davon, dass Du die Idee am besten umsetzen kannst. Geh raus und rede mit so vielen Leuten wie möglich über deine Idee, idealerweise natürlich mit Leuten aus der angepeilten Zielgruppe.

 Vielen Dank für das Gespräch!

Join the discussion 2 Comments

  • Jolene says:

    Hi Christian, my name is Jolene. I was born in 1988 in China. After getting my bachelor degree in German Literature in university, I started working for an israeli venture capital firm based in China for 4 years, starting as an assistant.
    I’ve been in the technology scene in China for quite a while and am very familiar with it. Recently I got very interested in the german entrepreneuer and venture capitalist scene: people are so innovative and active. But nobody is reporting these great things to China. Among the very few Chinese reports about german entrepreneuers, I saw that several of them came to China this year to raise fund. I think there definitely should be more communication and cooperation. So I figure maybe I should do some reporting.
    Would you allow me to translate your article and post them on Chinese social media? I would be very happy if I could get your permission.

    By the way, I will go to Germany to start my MBA study later this year. I really hope to do something interesting and meaningful.

    Look forward to your reply 🙂 Thank you.
    Kind regards

    Jolene

    • Christian Weisbrodt says:

      Hi Jolene, thank for your interest! Yes, you may translate and publish the article on Chinese media. Please backlink to the original article and send me the link of your publictaion.
      Good luck and best regards, Christian

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